Получение новой работы чем-то похоже на подготовку к важному матчу. Первое впечатление имеет значение, и хорошо написанное сопроводительное письмо к заявке может существенно повысить ваши шансы на успех.
Сотрудники, занимающиеся подбором персонала, полагаются на сопроводительные письма, чтобы заглянуть за рамки вашего резюме. Независимо от того, являетесь ли вы недавним выпускником, меняете профессию или опытным специалистом, раскрытие вашей истории помогает укрепить доверие и установить контакт с рекрутерами.
Изучите это руководство, чтобы узнать практические и реалистичные способы, как сделать ваше сопроводительное письмо привлекательным. Каждый раздел содержит конкретные шаги, которые помогут вам уверенно составить, отредактировать и отправить письмо, выделяющееся из общей массы.
Определите позицию, обозначив и сформулировав ее на раннем этапе.
Точность придает вашему письму смысл. Начните с указания должности, на которую вы претендуете, а затем в первых строках черновика сопроводительного письма свяжите свой опыт с этой должностью.
Этот быстрый ход закрепляет ваше намерение в сознании читателя и избавляет его от необходимости гадать, какую роль вы имеете в виду или в чем заключаются ваши сильные стороны.
Раскройте намерение с помощью конкретных слов.
Начните с прямого утверждения: «Я рада подать заявку на должность координатора по маркетингу, потому что она органично сочетает в себе мои сильные стороны в области коммуникаций». Это поможет читателям понять вашу основную задачу, избегая расплывчатых вступлений.
Сочетание прямоты с объяснением «почему» («потому что это соответствует моим сильным сторонам в общении») вносит ясность и показывает, что вы обдумали соответствие между вами и этой должностью. Попробуйте проговорить эту структуру вслух, прежде чем печатать.
Придумывая слова, представьте, что менеджер по найму спрашивает: «Почему именно эта работа?» Напишите предложение, которое вы бы произнесли, если бы сидели перед ним и вам нужно было четко выразить свои намерения.
Включите ключевые слова из описания вакансии.
В начале письма включите ключевые слова, заимствованные из описания вакансии, например, «управление проектами» или «построение отношений с клиентами». Это повысит шансы на то, что ваша заявка пройдет автоматизированную проверку.
Но не стоит просто вставлять фразы наугад. Сопоставляйте каждое ключевое слово с конкретным достижением или опытом, чтобы каждое утверждение было одновременно целенаправленным и убедительным. Например: «Я организовал два мероприятия для клиентов, увеличив выручку и повысив эффективность управления проектами».
Эти описательные ссылки привлекают внимание работодателя и помогают вашему контенту читаться естественно, что может сделать ваше сопроводительное письмо одновременно технологически совместимым и по-настоящему личным.
| Стратегия | Зачем это использовать? | Примерная формулировка | Что делать дальше |
|---|---|---|---|
| Укажите должность. | Проясняет вашу цель | «Я подаю заявку на вакансию аналитика по продажам». | Вставьте это предложение в начало черновика. |
| Упомяните компанию | Проявляет особый интерес | «Я восхищаюсь вашей миссией в области устойчивого снабжения». | Найдите информацию о компании и укажите ссылку на соответствующий факт в первом абзаце. |
| Добавить прозрачный крючок | Привлекает внимание | «Эффективность — движущая сила моей работы». | Опишите свой стиль в 7 словах или меньше. |
| Соедини прошлое и настоящее | Демонстрирует логическое соответствие | «Моя работа в некоммерческом секторе, направленная на привлечение новых членов, соответствует вашим ценностям». | Свяжите опыт с одной из ценностей компании. |
| Интегрируйте ключевое слово | Проходит системы отслеживания заявок | «Эффективное управление проектом позволило сократить объем доработок на 301 TP3T». | Вставьте в свой пример соответствующее ключевое слово. |
Подчеркните свою ценность с помощью убедительных первых абзацев.
В любом эффективном сопроводительном письме сразу же указывается, что вы можете сделать для компании. Главное ваше преимущество должно быть указано в начале письма, чтобы сразу же обозначить ваши ожидания.
Рекрутеры и менеджеры по найму обычно бегло просматривают первые предложения, чтобы оценить их релевантность. Начните с вашего самого важного достижения или наиболее подходящего квалификационного документа.
Выделите результат, соответствующий данной должности.
Предположим, вы претендуете на должность менеджера по обслуживанию клиентов и на предыдущем месте работы разрешили крупный конфликт с клиентом. Начните так: «Я разрешил затянувшийся конфликт, восстановив ключевые партнерские отношения с моим предыдущим работодателем».
Обратите внимание, как это отражает ваши вероятные обязанности. Стремитесь к результатам с измеримым эффектом, таким как повышение уровня удержания сотрудников или улучшение процессов, чтобы установить четкую связь.
- Сразу обозначьте результат: предоставьте измеримые результаты, чтобы компания могла оценить ваш будущий вклад.
- Укажите навыки в контексте: вместо перечисления качеств, опишите действия, которые проявляли их в предыдущих ролях.
- Укажите соответствующий документ, подтверждающий вашу квалификацию: подтвердите свою компетентность признанным сертификатом, дипломом или наградой, связанными с данной должностью.
- Поделитесь цифрами или фактами: добавьте подробности, например, «10% — рост удержания клиентов», чтобы доказать свой вклад.
- Используйте формулировки, аналогичные тем, что применяются в описании вакансии, чтобы отразить потребности работодателя на протяжении всего сопроводительного письма.
Выделение ваших самых сильных сторон в начале письма придает сопроводительному письму динамику, которая плавно переходит в каждый абзац.
Сформулируйте свою презентацию так, чтобы читатель представил вас за работой.
Заявление вроде: «Мне очень нравится совмещать несколько проектов и работать в условиях жестких сроков, как это было при запуске новой системы учета запасов в прошлом квартале», позволяет менеджерам по найму представить вас в роли специалиста, решающего одну из их проблем.
Создавая эти мысленные образы, вы связываете свою историю с их потребностями. Избегайте общих модных словечек; вместо этого выбирайте сцены, язык или результаты, которые соответствуют их окружению и напрямую говорят о том, что поставлено на карту в новой роли.
- Опишите ситуацию: «Прошлым летом я координировал межведомственный семинар, превысив наши целевые показатели по обучению на 15 процентов».
- Перечислите конкретные действия: подробно опишите, что вы сделали и как это повлияло на результат, а не просто ваши намерения.
- Используйте конкретные глаголы: отдавайте предпочтение словам «сотрудничал», «запустил» или «улучшил», а не «помог», «оказал помощь» или «поддержал».
- Покажите фотографии «до» и «после»: «После моей инициативы оценка отзывов наших клиентов выросла с 70 до 93 из 100».
- В заключение добавьте ссылку: свяжите свои достижения с требованиями вакансии, чтобы ваше соответствие требованиям было очевидным.
Ваше сопроводительное письмо показывает, что это не просто список навыков, а свидетельство того, что вы понимаете, что значит быть востребованным в реальном мире.
Длина и структура снасти для максимальной читаемости.
Читатель ценит ясность и лаконичность. Сопроводительное письмо, состоящее из трех-четырех абзацев на одной странице, гарантирует, что каждая строка будет иметь значение и принесет пользу.
Используйте короткие абзацы и избегайте длинных блоков текста. Хорошо структурированное письмо позволяет вашим тезисам раскрыться в полной мере и побуждает рекрутера прочитать каждый раздел.
Следуйте проверенным организационным моделям.
Начните с четкого вступления, указав должность и причины, по которым вы хотите ее занять. Затем перейдите к описанию вашего главного достижения или уникального набора навыков, демонстрируя свою ценность. Завершите решительным призывом к действию, приглашая к дальнейшему обсуждению.
Каждый абзац должен быть посвящен одному пункту. Например, один абзац должен быть посвящен выдающемуся достижению, а другой — вашей философии или подходу к работе.
Помните, что в заключение нужно сохранять позитивный настрой, проявлять энтузиазм по поводу встречи или собеседования и предлагать дальнейшее обсуждение, вместо того чтобы пассивно ждать ответа.
Используйте единые правила форматирования.
Выберите простой, легко читаемый шрифт, например Arial или Times New Roman, размером 11 или 12 пунктов. Оставьте поля документа не менее одного дюйма и выровняйте весь текст по левому краю для профессионального и доступного оформления.
Если позволяет формат, добавляйте заголовки разделов, выделяя их жирным шрифтом, но никогда не используйте отвлекающие цвета или изображения. Если вы отправляете сопроводительное письмо по электронной почте, сохраните его в формате PDF, чтобы обеспечить единообразие форматирования на всех устройствах.
Начинайте каждый абзац с убедительного вводного предложения и избегайте отступа в первой строке. Пробелы между абзацами облегчают чтение для занятых рекрутеров.
Проявляйте индивидуальность, соответствуя корпоративной культуре.
Проявите искреннюю теплоту, выбрав язык, подходящий как вам, так и целевой организации. Обращаясь к корпоративной культуре, вы с большей вероятностью установите контакт с реальными лицами, принимающими решения.
Ознакомление со страницей, посвященной ценностям компании, последними новостями команды или ссылками на публикации в социальных сетях позволяет понять, какой стиль общения они предпочитают — формальный, современный, игривый или традиционный.
В каждом абзаце используется зеркальный тон и язык.
Рассмотрим два варианта предложения: один гласит: «На моей предыдущей должности я регулярно превосходил ожидания». Другой гласит: «Мне нравится включаться в работу, решать проблемы и помогать своей команде радоваться даже небольшим победам».
Первый стиль подойдет для высокопрофессионального, возможно, консервативного офиса; второй же будет уместен для инновационной компании, ориентированной на людей. Соответственно, выбирайте соответствующий стиль для всего письма.
Завершайте каждый абзац фразой, которая соответствует как стилю компании, так и вашему собственному. В случае сомнений, отдайте предпочтение уважительному оптимизму и ясности. Подлинность находит отклик у читателей и способствует установлению взаимопонимания.
Свяжите свою мотивацию с миссией компании.
Например, если миссия технологической компании заключается в упрощении повседневных задач, можно сказать: «Меня вдохновляет задача разработки инструментов, которые делают жизнь пользователей более удобной».
Это покажет, что вы разделяете их ценности, что может склонить чашу весов в вашу пользу, если квалификация кандидатов схожа. Поделитесь короткой историей или прямым наблюдением, всегда акцентируя внимание на том, что вы можете привнести в команду.
Вместо расплывчатых похвал высказывайте конкретные примеры. Фраза «После того, как я следил за запуском вашего продукта прошлой зимой, меня вдохновило применить свои аналитические навыки в вашей команде по работе с данными» звучит убедительнее, чем «Я уважаю работу вашей компании».
Замените клише конкретными доказательствами и действиями.
Замените такие фразы, как «трудолюбивый» или «внимательный к деталям», реальными примерами, демонстрирующими эти качества. Пусть ваши действия показывают вашу ценность, чтобы рекрутеры видели ваш вклад, а не просто читали заявления.
Например, вместо того чтобы писать «командный игрок», опишите историю о командной работе: «Благодаря сотрудничеству с различными подразделениями удалось сократить время выполнения проекта на неделю». Каждая конкретная деталь укрепляет доверие и запоминается.
Создайте свои собственные истории достижений.
Выберите наиболее значимые достижения, соответствующие требованиям данной должности. Начните с контекста, опишите свое участие и закончите результатом. «Столкнувшись с застоем в маркетинговом росте, я инициировал двухдневный мозговой штурм, который привел к увеличению объема кампании 22%».
В каждом абзаце сопроводительного письма должна быть одна история, чтобы каждая была самостоятельной, и разнообразьте структуру предложений, чтобы заинтересовать читателя. Представьте, что вы рассказываете другу о своих достижениях с гордостью, но без хвастовства.
Если у вас нет непосредственного опыта работы, используйте опыт из схожих сфер — волонтерство, школьные проекты или подработка могут стать источником эффективных и актуальных историй. Делайте упор на результат, а не на должности.
Представьте результаты, используя конкретные цифры или временные рамки.
Сопроводительные письма выделяются, когда достижения сопровождаются цифрами. Например: «Увеличил количество клиентских аккаунтов на пять за шесть месяцев» или «Сэкономил 10 часов в неделю благодаря перепроектированию рабочего процесса».
Сравнения, например, «Снижение количества ошибок на 30% во втором квартале», обеспечивают контекст. Эти детали помогают командам по найму представить ваши возможности и облегчают им аргументацию в пользу вашей кандидатуры внутри компании.
Используйте метрики даже для оценки «мягких» навыков; например: «За первый месяц работы я принял на работу трех новых сотрудников, улучшив удержание персонала». Сочетание действия с числовым показателем подчеркивает вашу эффективность и ценность для любой потенциальной команды.
Каждое письмо должно быть снабжено убедительным призывом к действию.
Завершите сопроводительное письмо, предложив продолжить общение. Вместо того чтобы молча ждать ответа, завершите письмо инициативно: предложите встречу, телефонный разговор или видеочат, чтобы более подробно обсудить ваши навыки или вакансию.
Запрос на беседу демонстрирует ваш энтузиазм и позиционирует вас как уверенного в себе, ориентированного на решение проблем кандидата.
Укажите конкретную доступность в заключительных предложениях.
«Я рад возможности обсудить ваши предстоящие проекты на этой неделе. Я свободен для звонка во вторник после 14:00 или в четверг утром». Прямолинейность уменьшает неопределенность и дает лицам, принимающим решения, четкий план дальнейших действий.
Такой подход также помогает им запомнить ваше имя, когда они будут просматривать свои календари. Выразите заинтересованность в получении дополнительной информации о процессе подачи заявки или потребностях компании, а не просто скажите: «С нетерпением жду вашего ответа».
При обращении с просьбой о связи сохраняйте доброжелательный, но твердый тон и повторите свой адрес электронной почты и номер телефона, если они еще не указаны в заголовке или подписи.
Подведем итоги: как написать лучшее сопроводительное письмо
Описанные здесь стратегии помогут вам сделать сопроводительное письмо более убедительным, конкретным и читабельным. Указание должности, демонстрация вашей ценности и соответствующий тон делают каждое заявление персонализированным.
Каждое сопроводительное письмо, составленное индивидуально, — это возможность представить не только свой опыт, но и свой стиль и рассудительность. Рекрутеры обращают внимание на кандидатов, которые уважают время читателя и честно и энергично переходят к сути дела.
При составлении письма представьте его с точки зрения человека, который очень хочет сказать «да». Удачное сопроводительное письмо внушает доверие, подчеркивает вашу пригодность и открывает путь к следующему важному шагу.
